Assistente virtuale: la linfa per delegare il lavoro e non impazzire

La figura dell’assistente virtuale è sempre più diffusa anche in Italia. Professionisti e PMI ne hanno sempre più bisogno e la scelgono come supporto. Perché? Scoprilo nell’articolo!
👉 Debora Montoli

Assistente virtuale: la linfa per delegare il lavoro e non impazzire

La figura dell’assistente virtuale è sempre più diffusa anche in Italia. Professionisti e PMI ne hanno sempre più bisogno e la scelgono come supporto. Perché? Scoprilo nell’articolo!
👉 Debora Montoli

Proprio come avviene nelle altre libere professioni più note, la figura dell’ assistente virtuale è una persona che svolge il suo lavoro in autonomia, con professionalità e continuità, in quanto ha le abilità e le competenze per portare a termine le attività per le quali si propone.

Non ha bisogno di una postazione fissa e può lavorare da casa, da un coworking o da un ufficio per più clienti. Potenzialmente da qualsiasi luogo che garantisca una connessione Internet stabile e l’utilizzo dell’attrezzatura tecnica che le consenta di essere, appunto, professionale.
Con il fine di tutelare il proprio lavoro e quello dei clienti.

In poche parole, si tratta di una libera professione e le persone che la svolgono lavorano da remoto portando a termine le attività delegate, senza obblighi di presenza o vincoli di subordinazione.

Certo, può capitare di lavorare in presenza con il cliente, di partecipare a eventi o riunioni nello stesso ufficio, ma queste soluzioni non rappresentano la regola e, soprattutto, non sono un obbligo per svolgere la professione.
Sarà a discrezione dell’assistente virtuale concordare con il cliente i criteri della collaborazione con gli imprenditori o le piccole e medie imprese.

Sottolineo “a discrezione dell’assistente” in quanto è l’aspetto che più differenzia il lavoro autonomo da quello subordinato.

L’ultima frase che ho appena scritto potrebbe sembrare una seccatura per il cliente, ma è il vero valore aggiunto. Perché?
Perché si avvicina molto alla mentalità del cliente e, grazie a questi punti in comune, la collaborazione che nasce è ricca di spunti e di contaminazioni positive.

L’assistente virtuale decide con chi lavorare, quale target avere e sa che cosa significhi curare e far crescere la propria attività.
Lo farà supportando il cliente attraverso lo svolgimento di attività relative al back office, alla segreteria, all’amministrazione, all’organizzazione, alla comunicazione, all’area online, all’aggiornamento continuo e a tanti altri esempi.

Questa libertà decisionale si trasforma in una motivazione e in un’energia tali da portare benefici ai lavori che svolge.
La collaborazione diventa solida e per forza di cose si intreccia con la capacità di delegare.
Anzi, possiamo dire che la collaborazione con l’assistente virtuale sia la linfa della delega, il vero nutrimento che espande i “bordi” del lavoro, delle giornate e delle relazioni.

Le persone che hanno già maturato buone capacità di delega amplieranno i bordi di questa linfa. Chi, invece, si trova agli inizi attingerà ai bordi della linfa lentamente e senza strafare.

Che cosa sono questi bordi di linfa che si creano tra cliente e assistente?

«L’effetto bordo fa riferimento a un luogo in cui un habitat sta cambiando, dove una palude si trasforma in uno stagno, una foresta in un campo, un fiume in un mare. Questi luoghi tendono a essere ricchi di forme di vita e strategie di sopravvivenza. Si tratta di luoghi in cui si trova una maggiore ricchezza biologica.»

Oltre alle competenze tecniche, oltre alle attività da spuntare… la collaborazione funziona quando si percepisce la ricchezza in tutte le sue forme, non solo economica. Una vera linfa vitale.

Tempo, tranquillità, professionalità, creatività, organizzazione, cura, proattività… sono solo alcuni degli ingredienti che danno soddisfazione e che arricchiscono. Ingredienti che ci fanno lavorare meglio.

Una cosa che ho capito dall’apertura della Partita IVA riguarda proprio la difficoltà che si riscontra con la delega. Delegare è… difficile.

Pessima comunicazione, ansia, controllo, poca fiducia, aspettative errate. A volte delegare fa paura, ma per vivere bene i bordi che abbiamo visto servono il coraggio e l’esplorazione delle nostre paure. Bisogna avere voglia di affidarsi alla linfa altrui, perché nessuno farà il lavoro come potremmo farlo noi, e questa è una fortuna. Non c’è nessun bisogno di stravolgere il proprio flusso di lavoro attuale, ma possiamo avvicinarci ai bordi lentamente. Serve tempo per raccogliere informazioni e prendere delle decisioni ponderate.

Perché potresti decidere di delegare?

Quando le cose da fare ci travolgono, le strade che si possono percorrere sono all’incirca le stesse:

  1. Chiudere i lavori in ingresso

  2. Delegare

  3. Ottimizzare

  4. Automatizzare

  5. Eliminare

Non si scappa da questi punti e i metodi di lavoro non fanno miracoli.
Se le cose continuano ad aumentare, dobbiamo affrontare i cinque punti appena visti.

Non c’è un punto migliore dell’altro, anche perché l’insieme di questi ci permette di fare spazio che potrai usare nel modo che preferisci: da investire negli aspetti più considerevoli del tuo lavoro o semplicemente per ritagliarti dei momenti di vita privata.

Il continuo sovraccarico porta a vivere sotto stress, a commettere frequenti errori causati dalla distrazione e a prendere delle decisioni pessime.
L’assistente virtuale può aiutarti in tutti i punti appena visti, non certo perché riesca a fare tutto. Ma, oltre a dei compiti più operativi, può aiutarti a gestire altri collaboratori, a cercare le informazioni che ti mancano, a toglierti dall’agenda le attività che non sono così di impatto per il tuo lavoro.

Ci metto meno se lo faccio io

«Nel frenetico mondo moderno, alcuni di noi pensano che la spunta di attività svolte sia un distintivo d’onore. Crediamo che correre da un’attività all’altra e districarsi tra diverse priorità dimostri a tutti che siamo produttivi. Ma nonostante questo culto della frenesia, troppe persone si sentono ancora oberate di lavoro, disorganizzate e in perenne ritardo. Dove stiamo sbagliando? Spesso ci impegniamo in attività banali semplicemente per rassicurarci che abbiamo realizzato qualcosa. Questo spiega la pratica comune, ma inutile, di completare un’attività casuale e quindi aggiungerla alla nostra lista di cose da fare semplicemente in modo da poterla contrassegnare come completata!» (dal libro Procrastinate on Purpose, di Rory Vaden)

Rory Vaden ha scritto diversi libri e te ne parlo perché ha aiutato davvero tante persone ad allontanarsi dal falso mito del “ci metto meno se lo faccio io”.

Capiamoci, a volte questa frase è proprio vera, soprattutto quando l’attività in questione è sporadica e staccata dal flusso di lavoro. Ma il problema si verifica quando ci focalizziamo sul singolo, senza calcolare la ripetizione nel lungo periodo. E anche quando perdiamo di vista il grande valore che arriva dai bordi di linfa.

«Se ogni giorno dedichi 5 minuti per completare un determinato compito e se a un certo punto decidi di delegare questo compito, serviranno 150 minuti del tuo tempo per il passaggio dell’attività e per spiegare ciò che vuoi ottenere.»

Perché 150 minuti?

Ci sono diversi studi legati alla produttività che indicano come siano necessari 30 minuti di spiegazione per ogni minuto richiesto per portare a termine l’attività. Quindi, nell’esempio appena visto: 5 minuti x 30 minuti = 150 minuti. Questo meccanismo è noto come la regola del 30X di Rory Vaden.

Se consideriamo solo qualche giorno, è normale credere di metterci meno a svolgere quanto richiesto, in autonomia e senza perdere tempo nella spiegazione. Ma se consideriamo un periodo più lungo, di qualche mese o di un anno, ecco che 150 minuti spesi per trasferire l’attività non sono niente rispetto al tempo che si guadagnerà in futuro.

Stiamo parlando di ROTI: Return on Time Invested (ritorno del tempo investito). Ovvero la chiave di volta della delega.

Si pensa che assegnare un’attività sia semplice come premere l’interruttore della luce. Basta rovesciare addosso all’altra persona i compiti ed ecco fatto. Ma la delega è un processo condiviso che deve essere ponderato e studiato, non solo quando non si hanno alternative.

Quali strumenti si usano per collaborare con l’assistente virtuale

Il punto zero non riguarda uno strumento specifico, ma il diritto e il dovere di comunicare.

Specifichiamo… comunicazione bidirezionale. È abbastanza inutile scriverlo, ma come è assolutamente necessario che l’assistente tenga aggiornato il cliente, lo avvisi su certe questioni, scriva delle email… è altrettanto necessario che anche il cliente faccia la sua parte.

La mancanza di comunicazione – come anche un modo di comunicare pessimo, poco chiaro o fumoso – ferma qualsiasi collaborazione. E organizzare riunioni su riunioni pensando di mettere una toppa su questa mancanza… no, non è la soluzione.

Chi sceglie di diventare assistente virtuale lo sa… ed ecco perché farà sostanzialmente due cose:

  • si adeguerà al flusso di lavoro già messo a punto (in presenza di gruppi di lavoro consolidati) ed eventualmente proporrà dei miglioramenti;

  • definirà gli strumenti più adatti per scambiarsi informazioni e comunicare (soprattutto quando il cliente è alla prima esperienza di delega).

Perché? Perché lo sa fare e qui rientriamo nel concetto di professionalità.

Ecco un riassunto con i tre strumenti che permettono alle collaborazioni di funzionare e ai bordi di linfa di prosperare (riassunto che per forza di cose andrà adattato alla natura del tuo lavoro).

1) Uno strumento per la gestione dei progetti

Strumento che diventerà la base delle questioni aperte, delle aree da gestire e dei lavori da monitorare. L’ufficio digitale organizzato in cui trovare tutto ciò che serve per lavorare e per non perdersi dei pezzi.

Trello, Asana, Notion, Wrike, ClickUp, Monday… La scelta merita un articolo a parte, anche perché la categoria dei project management tool è abbastanza affollata. 🙂
Quello che voglio passarti è il perché andrebbe usato uno strumento di questo tipo. Se rafforzi il perché, ecco che il cosa e il come diventeranno più semplici.

2) Uno spazio condiviso sul cloud

Che si tratti di un server dedicato, di Google Drive, Dropbox o OneDrive… ecco che può essere utile avere delle cartelle organizzate e condivise per caricare file, video, audio, documenti, immagini…
Nella maggior parte dei casi, il cloud comunica molto bene con lo strumento dedicato alla gestione dei progetti, creando un solido ponte tra queste due aree.

3) Dei criteri di condivisione delle password (e di dati sensibili)

Per quanto riguarda le password e gli accessi in generale, siamo nella categoria dei password manager e significa stabilire gli strumenti e i criteri di condivisione di dati importanti affinché il lavoro di tutte le parti coinvolte venga tutelato.
Molti strumenti permettono di aggiungere dei membri senza dover condividere gli stessi accessi e questa è una modalità molto comoda per mantenere ordine tra i vari profili.

Il o la virtual assistant sa quanto sia fondamentale avere cura della riservatezza delle informazioni che riguardano i clienti, si pone continue domande per proteggere ogni elemento e, soprattutto, tutela la collaborazione da entrambe le parti grazie alla presenza di un contratto.

Conclusioni

Chiudo tornando al punto zero che riguarda la comunicazione, perché anche questa parte va organizzata, definendo tre aspetti fondamentali:

  1. come comunicare in modo sincrono;

  2. cosa utilizzare per l’asincrono;

  3. come gestire le urgenze (le vere urgenze).

E per il resto… facciamoci contaminare dai bordi. 😉
Buona linfa!

 

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