In molti casi, chi organizza o partecipa a una videoconferenza lo fa soprattutto per comunicare con:
- i clienti (compresi anche i prospect o le possibili future collaborazioni)
- i membri del team (team stabili oppure team più fluidi che si formano a seconda dei progetti avviati)
Quando si parla di videoconferenza gratis, per mettersi in connessione con le persone verrà utilizzato uno strumento specifico che, a grandi linee, può rientrare in una di queste aree:
- mondo Microsoft
- Teams
- Skype
- mondo Google
- strumenti specifici
- Zoom
- Jitsi Meet
- Zoho Meeting
- Whereby
- BigBlueButton
- Wire
- Butter
- Spatial (e così via)
Totalmente gratuiti o con funzioni disponibili solo a pagamento, in sostanza si tratta di strumenti che permettono a chi partecipa di connettersi nello stesso istante, in modalità sincrona. Chi organizza può personalizzare alcune impostazioni e programmare la videochiamata, chi partecipa riceve il link per connettersi.
Come si fa ad automatizzare qualcosa che avviene in tempo reale?
Se ci pensiamo, ci sono alcune cose che accadono mentre noi stiamo parlando.
Gli strumenti più diffusi permettono di mostrare i sottotitoli durante il collegamento (come ad esempio Zoom, anche se per avere tutte le funzioni è necessario passare ai piani a pagamento). Oppure offrono delle lavagne interattive che sono utili per spiegare meglio un’idea o un concetto.
Stessa cosa per le registrazioni e, infatti, è possibile ottenere il video o l’audio al termine del collegamento.
Guardate quanto è bella questa automazione con Zapier: Zoom che parla con Google Drive che parla con Gmail.
Vuol dire che ogni nuova registrazione verrà inserita in Google Drive con relativa notifica ricevuta su Gmail.
Non conosci Zapier? Beh, conoscilo!
Sempre per organizzare meglio le videochiamate, in alcuni strumenti ci sono dei timer a disposizione, anche se il loro utilizzo potrebbe creare un po’ di ansia soprattutto se le persone non sono così abituate a parlare davanti a una webcam.
È anche vero che monitorare il tempo trascorso in riunione è fondamentale per rendere gli incontri utili e ,una delle possibili alternative, potrebbe essere quella di abbinare ai punti da trattare una sequenza di timer visibile solo agli organizzatori.
E questo può avvenire attraverso uno strumento come Time and Date:
Anche la condivisione del proprio schermo è molto utile e, per evitare di mostrare dati sensibili che si trovano sul desktop, ZeroBlur permette di celare alcune aree critiche.
Cosa possiamo automatizzare prima di un incontro in videoconferenza?
Per quanto riguarda tutto ciò che succede prima delle videochiamate, ovvero le azioni che permettono di pianificare gli incontri, ci sono diverse soluzioni.
Soprattutto con la prima area che abbiamo identificato, quella dei clienti e dei prospect, è molto utile ricorrere a uno strumento specifico per la definizione degli appuntamenti e, tra i tanti, troviamo Calendly, Book Like a Boss, Reservio, Cal o Doodle.
Il primo vantaggio è quello di evitare di scatenare una partita a tennis per scegliere una data che vada bene ai partecipanti.
Il secondo vantaggio è legato alle automazioni grazie alle integrazioni che si creano tra gli strumenti di pianificazione delle riunioni e:
- i calendari
- gli strumenti delle videoconferenze che generano i link in automatico
- i messaggi programmati a determinate scadenze con la funzione di promemoria
- gli eventuali pagamenti delle consulenze da erogare in seguito all’acquisto online (tramite servizi tipo Stripe o simili)
E a fine riunione che cosa succede?
Anche le fasi che seguono la riunione possono in parte essere automatizzate.
Alcuni strumenti di videoconferenza permettono di inviare delle email definite di follow up anche solo come semplice ringraziamento.
È anche possibile abbinare videochiamate, automazioni e chiamate telefoniche, creando un ibrido tra contatto umano e digitale.
Immaginate questo flusso: durante la videochiamata avvisate i partecipanti che al termine della riunione riceveranno un questionario per esprimere le proprie preferenze. Nell’email di follow up inviate il link per rispondere a delle brevi domande. Le risposte vengono inserite in automatico, ad esempio, in un file di Google Sheets, o in moltissimi altri strumenti a seconda del tool usato per il questionario.
Quando andrete a valutare le risposte ricevute, avrete la possibilità di filtrare le preferenze e di fare chiamate specifiche e personalizzate oppure di inviare ulteriori email solo a chi le ha effettivamente richieste.
Se la videochiamata effettuata era di allineamento con il team, le azioni inserite in un tool dedicato alla gestione dei progetti possono far partire una serie di automazioni (invio di promemoria, comunicazioni su Slack, inserimento di checklist già pronte, e così via).
Ecco che da una semplice videochiamata è possibile costruire un flusso di lavoro ibrido, in parte manuale e in parte automatizzato per evitare di perdere tanto tempo in azioni ripetitive e a basso valore, senza trascurare il contatto umano e le relazioni che sono insostituibili per la riuscita del nostro lavoro.
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