Il successo e l’efficienza di un progetto imprenditoriale dipendono in gran parte dalla capacità di organizzare i processi lavorativi.
Questo infatti permette di eseguire in modo preciso e veloce tutte le attività. Ma si sa, i flussi di lavoro possono diventare estremamente complicati da gestire se non hai esperienza e, soprattutto, la guida giusta.
Non farti prendere dallo sconforto, allora, quando le cose si fanno più difficili! Creare un flusso di lavoro o workflow fluido e funzionale non è affatto un gioco da ragazzi, soprattutto nelle realtà aziendali.
Pensa a tutti i differenti reparti che devono coordinarsi per condividere risorse, analizzare informazioni e terminare diversi progetti in maniera armonica. Non basta una sola testa per fare tutto!
Eppure, trovare la quadra è fondamentale per mantenere un buon ritmo produttivo e incrementare il proprio business.
Esiste quindi una formula magica per organizzare il lavoro senza impazzire? Ovviamente sì, e si chiama – indovina un po’! – automazione.
Adottare i potenti mezzi che oggi la tecnologia ha messo a nostra disposizione, come i software di automazione aziendale, è la soluzione più efficace per l’ottimizzazione e il potenziamento e la gestione dei flussi di lavoro aziendali!
Ma andiamo con ordine e cerchiamo di capire, innanzitutto, cosa si intende per workflow.
Cosa si intende per workflow?
Workflow significa letteralmente “flusso di lavoro”.
Con questo termine si fa riferimento a un modello dei processi di lavoro tutto digitale, end-to-end che aiuta i membri del team a raggiungere i loro obiettivi aziendali collegando le persone giuste ai dati giusti al momento giusto. Una perfetta sinergia, insomma!
Ci tengo a precisare, però, che processi e flussi di lavoro sono due parole che vengono spesso utilizzate in modo intercambiabile. In realtà devi sapere che si tratta di due cose ben distinte.
Infatti, un processo è un metodo utilizzato per eseguire una serie di attività, mentre un flusso di lavoro è uno strumento più completo – una serie di processi concatenati – utilizzato per ottimizzare e potenziare tale metodo.
I flussi di lavoro o workflows possono essere utilizzati per strutturare qualsiasi tipo di attività aziendale, indipendentemente dal settore in cui si operi, che si tratti di fabbricare un prodotto, fornire un servizio, elaborare informazioni o qualsiasi altra attività che generi valore.
Sono modelli organizzativi che aiutano a suddividere in diverse attività (task) la gestione dei processi aziendali.
L’obiettivo non è solo quello di ottimizzare le performance, ma anche di rendere efficiente l’uso delle risorse che si hanno a disposizione.
Il risultato è una maggiore fluidità tra i vari step, che rende tutto più liscio e scorrevole come in un flusso d’acqua. Non trovi sia una meraviglia?
Come funziona un workflow o flusso di lavoro?
Un workflow o flusso di lavoro è costituito essenzialmente da 3 elementi fondamentali:
- Task, ovvero le micro-attività correlate che costituiscono il flusso di lavoro. Queste possono essere manuali o possono essere automatizzate;
- Regole, cioè le condizioni, le tempistiche e le azioni gestite secondo una precisa procedura;
- Esito, la conclusione valutabile e i risultati ottenuti tramite l’ottimizzazione del modello procedurale.
A livello teorico sembra tutto semplice, ma come puoi avere la certezza di aver messo in piedi un workflow ben articolato?
Quando, nella pratica, il tuo flusso di lavoro descrive:
- quale compito svolgere,
- chi deve farlo,
- tempistiche e deadline da rispettare,
- quali sono le modalità di validazione dei processi lavorativi.
A livello più profondo, può anche fornire informazioni dettagliate sullo svolgimento dei singoli task a ciascuna delle figure di riferimento.
In questo modo sarà più semplice includere e coinvolgere tutti coloro che fanno parte di un determinato processo operativo.
Il risultato? Aumenterai l’efficienza aziendale, la flessibilità dell’organizzazione e raggiungerai gli obiettivi di business che ti sei prefissato.
Mica male, vero?
Come creare un workflow che funziona
Benché sia molto piacevole all’orecchio, workflow è una parola che fa paura a molti.
C’è infatti chi crede che mettere in piedi un workflow che funziona sia complicatissimo. In realtà, non vi è niente di più semplice se si sa come farlo funzionare.
Per iniziare, ti consiglio di seguire questi semplici passaggi:
- Definisci il progetto;
- Indica tempistiche di inizio e fine progetto;
- Identifica i componenti, ovvero tutte il perone e i sistemi coinvolti e i relativi compiti che dovranno svolgere;
- Ordina i compiti in modo sequenziale;
- Crea task dove inserire tutte le info necessarie per lo svolgimento del lavoro;
- Esamina ogni passaggio di consegna;
- Ottimizza il flusso di lavoro in base all’esperienza pregressa;
- Utilizza gli strumenti migliori per la creazione di workflow digitali, come programmi di automazione e piattaforme che implementano i flussi di lavoro.
Insomma, lo avrai capito, il workflow è un metodo di lavoro che usa schemi ripetibili e chiari per trasformare qualsiasi processo aziendale (diciamocelo pure, potenzialmente caotico) in funzionale.
L’obiettivo è quello di facilitare le comunicazioni e lo scambio di informazioni, ottimizzare tempi, risorse e risultati.
Inoltre, grazie ai software di gestione automatizzati del workflow puoi snellire e automatizzare tutto il tuo flusso di lavoro e tutti i tuoi processi aziendali. Soprattutto quelli che portano via tempo che invece potresti dedicare ad altre attività più redditizie.
Come creare un workflow che funziona
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