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Come usare Trello per organizzare e automatizzare le riunioni

Una volta imparato come usare Trello al meglio, non ne potrai fare più a meno. Ci sono molti strumenti che ti aiutano a organizzare il lavoro e a gestire progetti e team ma Trello…
👉 Debora Montoli

Come usare Trello per organizzare e automatizzare le riunioni

Una volta imparato come usare Trello al meglio, non ne potrai fare più a meno. Ci sono molti strumenti che ti aiutano a organizzare il lavoro e a gestire progetti e team ma Trello…
👉 Debora Montoli

Come usare Trello? Questa è tra le tante domande che mi vengono poste ogni giorno.

Amate o odiate (spesso la seconda 😃), le riunioni portano via tanto tempo.

Facciamo prima delle considerazioni e poi vediamo alcune soluzioni per gestirle al meglio.
Proviamo a identificare gli elementi base di una riunione:

  • la definizione della sua utilità, identificando l’obiettivo (o gli obiettivi)
  • la definizione una struttura chiara, condividendo in anticipo i punti da trattare (e anche le tempistiche stimate per ogni punto)
  • la definizione di cosa succederà in seguito alla riunione, pianificando le prossime azioni

Se, come team, usate già uno strumento dedicato alla gestione dei progetti, sarà molto più semplice impostare delle aree condivise dedicate alla gestione delle riunioni. Prendere nota dei punti principali aiuta a tracciare uno storico, a non perdersi pezzi per strada e a capire quali saranno i prossimi passi.

Ti faccio alcuni esempi con Trello, il project management tool in stile Kanban.
Partiamo da alcuni modelli che lo strumento stesso mette a disposizione (si tratta di template pubblici che possono essere usati come base da duplicare e personalizzare – qui trovi tutti i modelli divisi per aree).
In questa bacheca Meeting Agenda Template – oltre a dividere le varie fasi in liste – le eventuali aree sono identificate attraverso le etichette (HR, marketing, product, ecc…). In questo modo sarà più semplice filtrare solo le riunioni appartenenti allo stesso settore.

P.S.: Che cosa puoi automatizzare?

Ogni volta che viene aggiunta un’etichetta specifica, puoi fare in modo di integrare un commento, una data di scadenza oppure una checklist nelle schede.
Quando una scheda viene spostata in una lista, puoi cambiare la checklist, inserire un membro specifico, copiare la stessa scheda in un’altra bacheca.
Per gli argomenti problematici, puoi aggiungere un pulsante alle schede per spostare con un semplice clic il tema critico in un’area separata aggiungendo elementi importanti.

Riprendendo i punti citati all’inizio, emerge quanto sia importante allenare l’abilità di prendere decisioni migliori in merito alle riunioni.

Ecco la base di quello che potrebbe essere un processo decisionale rappresentato in Trello:

E, nel dettaglio di una scheda, è possibile tracciare una sorta di checklist o guida da seguire per prendere delle decisioni che aiuteranno ad affrontare meglio il prima, il durante e il dopo delle riunioni.

P.S.: Che cosa puoi automatizzare?

  1. Questi punti potrebbero diventare una checklist da richiamare in automatico con regole o pulsanti alle schede.

Un punto che viene spesso trattato durante le riunioni del team è quello di vedere lo stato di “salute” dei clienti.
Chi è attivo, chi è fermo, chi ha delle lamentele, chi è agli inizi, e così via.

Ecco la bacheca Customer Success Board, che aiuta a tenere traccia di questi aspetti per far emergere determinati dati e per velocizzare le riunioni andando subito al dunque:

A seconda della natura del tuo lavoro e per aiutarti a separare meglio le varie fasi delle azioni previste, non è sempre necessario ricorrere a più liste in una bacheca di Trello
Rimanendo all’interno della stessa lista, potresti suddividere le varie fasi con delle schede colorate.
Schede “non operative”, ma da usare solo per separare le schede.
In questo modo sarà più immediato spostare quei punti che rimangono in sospeso per diversi motivi oppure che presentano delle criticità da rivedere. Come in questo esempio:

I temi che nascono in seguito alla riunione, o che rimangono in sospeso per mancanza di tempo, possono incentivare la comunicazione asincrona ed è qui che esce fuori l’importanza degli strumenti dedicati alla gestione dei progetti.
Non servono solo come centro di raccolta delle informazioni, ma anche come centro di raccolta delle comunicazioni, eliminando la dispersione e la confusione che si crea usando troppi canali.

I partecipanti potranno commentare i vari argomenti o fare domande in ogni momento, in modalità asincrona, con il vantaggio di mantenere le comunicazioni ordinate, raggruppate in un unico strumento e focalizzate su un tema specifico per volta.

Allenando una buona comunicazione asincrona, sarà naturale fare meno riunioni (o farle più brevi e più strutturate).

P.S.: Che cosa puoi automatizzare?

Con il collegamento alle email, con un clic puoi trasformare le informazioni ricevute nella posta elettronica in schede di Trello.

Come usare Trello per esprimere le preferenze su più temi

In presenza di tanti punti o idee da trattare, i partecipanti possono votare i temi più richiesti con il Power-Up Votazione che permette appunto di raccogliere voti sulle schede.
Dopo aver abilitato il Power-Up, appare la voce VOTA all’interno della scheda, nella sezione AZIONI.
Inoltre, tra le impostazioni del Power-Up è possibile scegliere chi può votare e se rendere visibili i voti a tutti.

Non solo riunioni di gruppo

Trello non è utile solo per le riunioni di gruppo, ma anche per gli incontri individuali o per le consulenze.
Ecco il template 1-on-1 Meeting Agenda di Trello:

Puoi dividere le liste per area, per persone o per argomenti principali e aggiornare le schede ogni volta che hai un incontro individuale.
Sempre nella scheda delle istruzioni, puoi tenere traccia delle azioni da fare prima, durante e dopo, come in questo esempio:

Una bacheca simile può aiutarti anche se non devi condividere le informazioni con altre persone.
Pensa alla possibilità di prendere appunti o di segnare le cose più importanti emerse durante le videochiamate. 

È un ottimo modo per tenere traccia di tutto senza disperdere le informazioni e senza dimenticare cose fondamentali per gli incontri successivi.

Se, al contrario, le bacheche di questo tipo sono usate da più persone, aggiungi tra i punti da trattare nella prossima riunione l’uso della stessa logica di Trello per uniformare le azioni e fare in modo che diventino un’abitudine. Oppure crea una lista generale, ad esempio con il nome INFORMAZIONI DI UTILIZZO, e definisci regole, checklist, video di esempio e comunque ogni tipo di informazione utile da mettere a disposizione di tutte le persone coinvolte e da poter consultare in ogni momento.

P.S.: Che cosa puoi automatizzare?

In pratica, con dei piccoli accorgimenti, è possibile automatizzare tutte le attività ripetitive.
Se, ad esempio, hai delle riunioni fisse, puoi usare il Power-Up “Ripetitore di schede” che copia automaticamente le schede di Trello.

Nelle versione a pagamento, è possibile accedere alle funzioni complete legate alle automazioni come tutta la parte legata al calendario (Automazione > Calendar) e alle scadenze (Automazione > Due Date).

In tutti i piani di Trello, sono disponibili i report, ovvero degli invii periodici e programmati che ti consentono di ricevere via email diverse informazioni presenti nelle bacheche.

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Facciamo un passo indietro, nel 1976…

No, Trello non era ancora nato, ma se ti stai chiedendo come definire gli ingredienti di una riunione utile, la risposta arriva dal passato.
I problemi che le riunioni portano con sé sembrano una cosa recente, ma in realtà erano già noti negli anni ’70 (e anche prima).
Meetings, Bloody Meetings è un film del 1976 in cui John Cleese interpreta un maldestro middle manager.

I punti che aiutano a rendere utili le riunioni sono questi:

  1. Piano: definire obiettivi precisi e identificare gli argomenti da trattare
  2. Informazioni: tutti devono sapere cosa, perché e quali sono gli obiettivi.
  3. Preparazione: dare una sequenza logica agli argomenti e assegnare un blocco di tempo specifico
  4. Struttura: parlare del punto partendo dai fatti, discuterne passando alle interpretazioni e poi definire le azioni.
  5. Riepiloga e registra: segnare le decisioni prese e assegnare le azioni identificate.

Ed è tutto qui, in un video di un minuto:

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