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Come organizzare la posta elettronica e gestire le email? (la guida definitiva)

La mancata gestione delle comunicazioni interne ed esterne porta a un flusso di lavoro senza controllo, che distrugge l’ecosistema adatto a tutelare la nostra energia e il tempo che abbiamo a disposizione.
👉 Di Debora Montoli

Come organizzare la posta elettronica e gestire le email? (la guida definitiva)

La mancata gestione delle comunicazioni interne ed esterne porta a un flusso di lavoro senza controllo, che distrugge l’ecosistema adatto a tutelare la nostra energia e il tempo che abbiamo a disposizione.
👉 Di Debora Montoli

La mancata gestione delle comunicazioni interne ed esterne porta a un flusso di lavoro senza controllo, che distrugge l’ecosistema adatto a tutelare la nostra energia e il tempo che abbiamo a disposizione.

La maggior parte delle email ruota intorno a:

  • fornire informazioni

  • richiedere informazioni

  • richiedere azioni

Il giusto equilibrio tra sintesi e completezza delle informazioni dovrebbe appartenere a tutte le comunicazioni scritte e ,una regola importante da seguire, prevede di non andare oltre l’above the fold.

L’above the fold è quella parte superiore di una pagina web che è visibile senza dover scorrere più in basso.
Si tratta della porzione di informazioni che si vede in apertura, come primo impatto, senza fare click o muovere il mouse.

È un’espressione che prende il nome dai quotidiani che venivano piegati a metà e che riportavano la notizia più importante nella parte superiore della piega (above the fold). Era – ed è – lo spazio più importante, ha l’obiettivo di convincere le persone a comprare il giornale.

Che cosa c’entra con le email?
C’entra, perché vale lo stesso principio per gestire lo spazio più importante delle email.

Ciò che dovresti sfruttare, anche per la posta elettronica, è l’above the fold, ovvero fare in modo che il fine del messaggio sia chiaro, senza dover scorrere il testo o senza dover cliccare. Un’attenzione di questo tipo ti evita di allungare il brodo rischiando di trasformare i testi professionali in una serie TV infinita.

Quando le email funzionano

Facci caso:

  • le liste funzionano se riportano le azioni da fare nel modo corretto

  • i progetti funzionano se sono chiari e se fanno risparmiare tempo 

  • le email funzionano se vanno dritte al punto e se non lasciano spazio a dei malintesi

Funzionano perché sono retti da un corretto modo di comunicare.
Se il pensiero di ciò che vogliamo ottenere è chiaro, anche la comunicazione migliorerà di conseguenza.

Una comunicazione chiara permette di raggiungere quello che in inglese viene definito OHIO, Only Handle it Once, che può essere tradotto come gestiscilo (occupatene) solo una volta.

In questo concetto rientrano le capacità di identificare, completare, segnare, agire, organizzare le cose che succedono senza doverle gestire più volte perché lasciate in sospeso, non comprese e/o non segnalate.

Capita di perdere tanto tempo nel gestire le email, o le comunicazioni in generale, perché non ci ricordiamo quanto richiesto e non prendiamo subito una decisione in merito. Lavoriamo in assenza di intenzionalità invece di limitare il tempo perso a capire se una cosa è già stata gestita o meno.

Quali sono gli elementi che identificano un’email chiara?
Gli stessi elementi di un punto vendita Ikea…

In un punto vendita trovi uno scenario fatto di salotti, cucine, camere, bagni… scenario che ti aiuta a capire che cosa potresti realizzare nelle tua case.

Per la gestione delle email vale lo stesso principio: dare delle informazioni che permettano alle persone di immedesimarsi e di comprendere la visione d’insieme. Significa riuscire a parlare delle stesse cose perché “l’ambiente” è lo stesso ed è condiviso.

In Ikea il percorso continua verso i singoli accessori divisi in reparti.
Nella scrittura di una email, significa riportare richieste più specifiche, definite e ben strutturate.

Il terzo blocco Ikea è dedicato al fai da te, alle persone che hanno già le idee chiare su cosa vogliono ottenere e vanno subito verso gli scaffali prescelti.
Questo blocco corrisponde agli allegati, ai link o alle informazioni tecniche che rendono le persone autonome.

L’ultima sezione Ikea è quella dedicata all’angolo delle offerte, dei prodotti parzialmente danneggiati o invenduti.
Valuta bene se nelle comunicazioni ci devono essere elementi di questo tipo o se puoi togliere qualcosa di superfluo.

Tutto questo per dire che il modo di comunicare può – e deve – essere organizzato, proprio come qualsiasi altro aspetto lavorativo. 

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Come fermare i problemi legati alla posta elettronica

Il tema della gestione email è trattato in modo molto approfondito da Cal Newport, nel suo libro Un mondo senza email che evidenzia un problema molto comune:

«La mente alveare iperattiva è un flusso di lavoro incentrato su una conversazione continua, alimentata da messaggi imprevisti e non strutturati, che sono veicolati tramite strumenti di comunicazione digitale come la posta elettronica e servizi di messaggistica istantanea. La modalità operativa della mente alveare iperattiva è diventata onnipresente nel settore della conoscenza. Che siate un programmatore informatico, un consulente di marketing, un manager, un giornalista o un professore, adesso la vostra giornata è in gran parte organizzata intorno alla conversazione continua della mente alveare della vostra azienda. È questa modalità che ci porta a dedicare più di un terzo dell’orario lavorativo alla casella di posta, per controllare la presenza di nuovi messaggi, ogni sei minuti.»

L’organizzazione delle email, intesa come struttura dei messaggi, programmazione e utilizzo delle etichette, è senz’altro utile, ma per lavorare meglio e fermare l’alveare, dovrai organizzare anche quello che c’è sotto le comunicazioni. Il rumore di fondo.

Che cosa causa lo scambio infinito di messaggi?
Che cosa puoi fare per staccarti dal continuo rumore che rovina la tua attenzione? 

La chiave potrebbe essere la risposta che riesci a dare a questa domanda:

Quali processi generano i messaggi e quali altri processi posso introdurre per ridurli?

Per capire come tenere sotto controllo il tempo previsto per gestire le email, puoi stabilire quali blocchi di tempo dedicare alla gestione della posta elettronica. E rispettare questi blocchi.

Se sei tu a dare l’esempio su come e quando gestire le comunicazioni, è più semplice far percepire le tue abitudini.
Certo, non ti andrà sempre tutto bene e continuerai a ricevere email con oggetti tipo: “Re: Re: Fwd: Re: Fwd…” oppure papiri lunghissimi e illeggibili, ma puoi costruire delle abitudini per far comprendere alcune cose, come questi esempi:

  • non rispondere subito, almeno non come regola fissa

  • se l’email richiede tempistiche lunghe, prendi tempo con un “ok, gestirò l’email il giorno XX”; una riposta di questo tipo tranquillizza il destinatario perché saprà che il messaggio è preso in carico anche se verrà gestito in futuro

  • anche se scrivi le tue email a qualsiasi ora della giornata, programma gli invii in orari più rispettosi

  • inserisci nella firma alcune informazioni importanti in linea con la natura del tuo lavoro, cercando di anticipare le domande più frequenti dei tuoi interlocutori (orari, link alle FAQ, link al blog, ecc.)

In merito alla questione della firma delle email, ci sono diverse possibilità per creare delle versioni professionali, direttamente nel servizio di posta elettronica oppure attraverso alcuni tool esterni come Exclaimer, Si.gnatu.re, Wisestamp, Hubspot, ScribeMail.

🎁 Su questi due ultimi strumenti ci abbiamo fatto un tutorial interessantissimo! Corri a guardarlo, te lo lascio di seguito!

Come gestire le email

Le email non sono liste di cose da fare e una singola comunicazione non può rappresentare un compito da svolgere.

Si pensa di risparmiare tempo rimanendo all’interno di un unico strumento, ma le email hanno scopi diversi e non tutte rappresentano un’attività da fare. C’è troppa confusione: mentre si cerca qualcosa, arrivano altre email che ci portano in una connessione perenne con gli altri.

Per gestire le email, è possibile ricorrere alla gestione a blocchi, definendo gli spazi di tempo dedicati alle email.
Ecco che, quando arriva il momento di controllare la posta elettronica, è più semplice prendere subito una decisione in merito.
In ogni caso, vale sempre la regola dei due minuti di David Allen: liberati di quelle richieste che richiedono poco tempo, altrimenti ti costerà di più accantonarle e tornarci in seguito.

Quando non puoi gestire subito la richiesta:

  • programma l’attività nel calendario o nello strumento dedicato alla gestione dei progetti

  • assegnala a un’altra persona, ad un collamoratore o a un membro del tuo team

  • eliminala o archiviala

Come usare le etichette

A seconda del servizio di posta elettronica usato, hai a disposizione etichette, cartelle, tag, bandierine.
Al di là delle modalità, che possono variare, il fine è quello di organizzare meglio la gestione dei messaggi e mantenere più ordine.

Le suddivisioni che si possono creare fanno riferimento a:

  • un concetto di tempo: azioni che identificano un’email come gestita, da fare, in attesa

  • un concetto di nome: come progetti, clienti, categorie, aree, ecc.

A mio avviso, queste due distinzioni non possono mancare e, anzi, possono coesistere.
Le azioni legate al tempo non devono essere molte ed è preferibile, per un discorso di ordine, raggrupparle sotto un’etichetta/una cartella principale.

Quindi avrai l’etichetta A (chiamata azioni, marker, situazione, stato, o qualsiasi altro nome) con all’interno altre sotto etichette come: da fare, follow up, da pagare, pagato, in attesa, ecc.

Le etichette, ad esempio in Gmail, funzionano molto bene se abbinate ai filtri.
È possibile, infatti, fare in modo che determinate email vengano spostate in specifiche etichette ed è una soluzione molto valida per esempio per separare le newsletter che vogliamo leggere dalle comunicazioni di lavoro.

L’importanza di avere dei testi pronti

Salvare e riusare dei testi predefiniti ti semplifica la gestione delle comunicazioni.
Ogni strumento ha la sua modalità e si possono usare anche dei tool esterni per creare e organizzare dei testi ripetitivi. Non solo per risparmiare tempo, ma anche per limitare gli errori nel ripetere da zero sempre le stesse cose.

È anche un ottimo modo per collaborare in team mantenendo una certa coerenza nelle risposte che vengono inviate.

Per chiudere, il consiglio che mi sento di darti è: non farti travolgere dalle email, abbinale alla gestione a blocchi del tuo calendario e, dal canto tuo, rendi più chiari i messaggi che invii. E non dimenticare di continuare a seguire AutomatiKing per altri consigli di produttività al lavoro!

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